Frais professionnels : remboursement forfaitaire ou au réel

I/ Des frais à la charge de l'employeur

L'employeur est tenu de prendre en charge les frais engagés par le salarié. Les juges de la Cour de Cassation précisent qu'ils doivent être remboursés sans être imputés sur leur rémunération, sauf si une clause contractuelle ou une convention collective prévoit le contraire. Ainsi, il se peut que le salarié avance les frais et qu'il se fasse rembourser a posteriori par son employeur.

II/ Deux méthodes de remboursement des frais

a/ Il existe 5 cas obligatoires de remboursement des frais au réel. Dans ces cas, le remboursement doit obligatoirement se faire sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié. L'employeur rembourse a posteriori et sur présentation des justificatifs les dépenses engagées par le salarié ou prend en charge directement les frais du salarié.

Cela concerne le salarié :

-en situation de télétravail
-qui utilise des outils issus des NTIC (nouvelles technologies de l'information et de la communication : ordinateur portable, téléphonie mobile,...).
-qui déménage dans le cadre d'une mobilité professionnelle (frais de déménagement)
-qui est détaché à l'étranger en continuant de relever du régime général de sécurité sociale
-qui se déplace dans le cadre de la mobilité professionnelle de la métropole vers les territoires situés outre-mer ou inversement.

Dans ces 5 hypothèses, l'employeur ne pourra choisir que la méthode du remboursement des frais au réel.

Notons que l'employeur peut fixer un délai de production des justificatifs de ses frais professionnels pour leur remboursement. Exemple : il peut fixer un délai d'un mois par note de service. Si un délai est fixé, l'employeur peut refuser de rembourser les frais pour lesquels le salarié n'a pas respecté ce délai.

b/ tous les autres frais peuvent être remboursés par la méthode des allocations forfaitaires. Il s'agit :

-des frais de repas (restaurant, ou autre)
-des indemnités kilométriques (véhicule personnel)
-des frais de grands déplacements (métropole, TOM, étranger)
-des frais de repas supplémentaires et hébergement provisoire en cas de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle dans l'attente d'un logement définitif + frais d'installation


III/ Les règles d'exonération :

Les sommes versées au salarié, dans le cadre du remboursement de ses frais professionnels sont exonérées de cotisations de sécurité sociale sous réserve de remplir certaines conditions :

-s'il s'agit d'un remboursement des dépenses réellement engagées par le salarié : les sommes sont exonérées sous réserve que l'employeur présente à l'Urssaf les justificatifs des dépenses que le salarié aura engagées

-S'il s'agit d'un remboursement par le biais d'allocations forfaitaires : les sommes sont exonérées dans la limite des barèmes fixés par l'Administration (exemple : 17,10 euros pour un salarié en déplacement contraint de prendre son repas au restaurant) puisque dans cette limite ces sommes sont considérées être utilisées conformément à leur objet (dans ce cas, l'employeur doit juste démontrer que les circonstances sont bien établies).

En résumé, seules restent soumises à cotisations, les sommes qui ne sont pas justifiées ou qui excèdent les barèmes fixés par l'Administration.